Dicas para viagens corporativas

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As viagens corporativas podem ser uma excelente forma de capacitar seus funcionários e integrá-los com as novidades da sua área. Veja algumas dicas de como planejá-las.

Planejar viagens corporativas não é uma tarefa fácil, pois muitas questões devem ser pensadas. Dentre elas, os custos da viagem aliando conforto aos funcionários.

Por isso, nesse artigo, vamos trazer algumas dicas para viagens corporativas para os seus funcionários.

Nos acompanhe e planeje melhor as viagens corporativas.

 Política de viagens da empresa

Um dos primeiros passos para organizar as viagens dos funcionários de sua empresa se refere à gestão de viagens. Para isso, toda empresa deve ter uma política e planejamento para essa demanda.

Assim, dentro dessa política deve estar bem definida todas as questões que envolvem as viagens corporativas.

Desse modo, podemos destacar as questões que envolvem o reembolso, segurança no transporte dos funcionários. Nesse último caso, contratar agências de viagens ou transporte executivo de qualidade como o da LONGECAR. Ainda, analisar como as empresas aos quais seus funcionários prestarão serviço trabalham com os funcionários terceiros. Para que não se tenha nenhum tipo de problema ou gasto desnecessário.

Assim, dentro da empresa o setor jurídico e de recursos humanos podem avaliar todas essas questões. Para que os funcionários viagem em segurança e que os gastos com as viagens não ultrapassem o orçamento.

Real necessidade das viagens

As viagens corporativas servem para facilitar a conversa com fornecedores, reunião de prospecção de clientes. Como também para a participação de cursos, eventos, congressos ou de incentivo para os funcionários.

Portanto, o objetivo da viagem corporativa deve ser muito bem pensando e estar alinhada com os objetivos da empresa. Pois, se não a viagem se torna uma ocasião de turismo.

Por analisar a real necessidade de determinada viagem é extremamente importante para que ela produza frutos posteriormente.

Então pensar nos tipos de aprendizagem que seu funcionário terá com a viagem. Ou ainda, quais contratados serão feitos, eles impulsionaram o crescimento da empresa? Assim, analisar se o gasto com a viagem compensa financeiramente para o futuro é uma das principais características para se avaliar a necessidade da viagem corporativas.

Desse modo, se existir a possibilidade dos mesmos ganhos sem a necessidade de deslocar funcionários, a melhor atitude é optar por essa opção.

Reembolso

A questão do reembolso é essencial para organizar a política da sua empresa sobre viagens corporativas. Dessa forma, sua empresa tem controle dos gastos com a viagem, fazendo as devidas limitações para cada viagem corporativa.

Assim, as despesas com as viagens corporativas devem ser de acordo com as condições financeiras da empresa.

Portanto, deve se analisar quantas refeições serão reembolsadas pela empresa ou qual o valor máximo diário que cada funcionário pode ter com refeições.

Analisar qual o melhor tipo de transporte, os funcionários irão com seus carros, alugarão carros, como vai funcionar o reembolso da quilometragem ou do aluguel. Ou a empresa vai contratar o serviço de transporte executivo, quanta fica o custo com esse transporte? 

Além de tudo isso, a empresa deve sempre colocar a frente das possibilidades, o conforto e segurança dos seus colaboradores.

Outra questão importante para que o reembolso seja realizado da forma correta é orientar os funcionários. Por isso, orientar sobre os gastos que serão reembolsados (alimentação, hotel, combustível etc.) como também sobre a necessidade de recolher todas as notas fiscais das despesas com a viagem. Pois, sem essa orientação, a empresa acaba perdendo controle das despesas com as viagens corporativas.

Trabalhe com empresas especializadas em viagens corporativas

Uma forma de tornar a viagem corporativa para todos é contratar empresas que são especializadas nesse tipo de serviço. Afinal, essas agências só trabalham com esse tipo de viagem e garantem o máximo de eficiência, principalmente, em viagens de longa duração e com volume grande de funcionários.

Assim, questões que envolvem o transporte dos funcionários, alimentação, hospedagem e traslado são deixados por conta dessas agências. A empresa não precisa se preocupar com pequenos detalhes.

Mas, é importante contratar agências com experiência nesse tipo de mercado, que tenha boa avaliações de seus usuários. Para que a viagem corporativa não se torna um verdadeiro fracasso.

Agora, se as questões que o transporte dos funcionários é que mais preocupa a sua empresa. A melhor opção é o transporte executivo. Existem empresas de oferecem excelentes serviço de transporte para viagens corporativas. Como é o caso da LongeCar.

A LongeCar oferece serviço de transporte executivo em viagens particulares em carros, com motoristas particulares. Transporte de traslado entre rodoviárias e aeroportos e transfer, além do transporte rodoviário.

Desse modo, deixando suas viagens corporativas com a LongeCar é garantia de segurança, agilidade e conforto para os seus colaboradores.

Automatize as despesas

Empresa que preza pela segurança de suas projeções financeiras não realiza cálculos manualmente. Mas, sim, automatiza todas as suas prospecções por meio de planilhas e cálculos em softwares.

Por isso, se sua empresa está pretendendo organizar uma viagem corporativa, as despesas devem ser calculadas de forma correta, para que não se gaste mais que o projetado.

Além disso, com a automatização das despesas garante que seja analisado os mais diversos cenários e possibilidades. Ainda, essa automatização inclui todos os tipos de reservas com hotéis e transportes, economizando dinheiro e tempo.

Relatórios

Para cada viagem corporativa realizada pela empresa deve-se produzir relatórios. Isso, pois, esses relatórios são ferramentas para ao controle de gestão de gastos da empresa.

Assim, todos os gastos previstos e os gastos reais devem ser confrontados, bem como a questões que envolvem a logística da viagem. Desse modo, fica mais fácil de prever e projetar novas viagens com base nas que já foram realizadas, repetindo experiências assertivas e descartando potenciais problemas.

Além disso esse relatório deve ser parte integrante dos demais processos estratégicos da empresa. Para que todos juntos possam guiar os rumos da empresa nos assuntos financeiros, políticos e de logística.

Esperamos que nossas dicas tenham ajudado a sua empresa organizar de forma mais eficiente e consciente as viagens corporativas.

Lembre-se que com a LongeCar o transporte dos seus funcionários será com mais segurança e conforto. Faça um orçamento com a gente e verifique todos os benefícios que podemos trazer para a sua empresa.

E, não deixe de compartilhar essas informações.